Kommunikation

Under projekttiden kommer ni att behöva berätta om projektet och dess koppling till Viable Cities många gånger för människor med olika förkunskaper. För att underlätta kommunikationen för alla är det bra att skapa en kort text som alla i projektteamet kan använda sig av. Med fördel kan texten skrivas i flera versioner med olika längd för olika sammanhang. Testa gärna texten på människor som inte har en aning om vad ni gör.

I texten är det viktigt att det framgår att projektet är en del av Viable Cities. Se här hur kopplingen till Viable Cities och de finansierande myndigheterna kan anges. Några användbara frågor att ställa sig är:

• Vad är syftet med projektet? Vad ska det leda till?
• Vilket problem är det som ska lösas? Vilka behov ska tillgodoses? Vilken effekt som ska uppnås? För vem/vilka?
• Vem ska jobba i projektet? Koppla till Viable Cities.
• Sätt in projektet i ett större sammanhang, vilka företeelser i vår omvärld kan vara av betydelse för projektet?

En kommunikationsplan kan se ut på många sätt, nedan följer rubriker och frågor som kan fungera som ett stöd för att skapa planen. Planen kan omfatta hela projektet och projekttiden, eller vara avsedd för kortare kommunikationsinsatser.

En plan börjar med nulägesanalys. Med en kort bakgrundsbeskrivning säkerställer du att du och kollegorna har samsyn om förutsättningarna.

• Varför behövs kommunikationsinsatser?
• Vilka behov behöver tillgodoses? Vilka problem vill du lösa?
• På vilket sätt kan just kommunikation hjälpa – kanske behövs (också) andra insatser?

Att ha ett tydligt syfte är en bra början för god kommunikation. Målen är viktiga för att kunna mäta och utvärdera aktiviteterna. Det kan vara så att du upplever att du har för många mål. Då behöver du prioritera. Ett tips är att tänka att ett mål ska vara SMART – specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt, tidsbundet.

• Vad vill du uppnå med kommunikationen? Vill du förändra beteenden, öka kännedomen eller nå en bättre förståelse?

När du kommunicerar så behöver du fokusera på en utvald målgrupp för att kunna anpassa kommunikationen. Du kan ha olika målgrupper i samma kommunikationsplan. Läs mer om målgrupper sist i dokumentet.

• Vilka vänder du dig till?
• Vad har gruppen för behov, kunskaper och önskemål?
• Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, göra och känna?

Att berätta allt för alla är inte en god idé då du riskerar att budskapet blir vagt och inte når någon. Budskapet ska vara specifikt för respektive målgrupp för att nå fram. Koppla gärna budskapet till Viable Cities, Klimatneutrala städer 2030 och/eller Klimatkontrakt 2030

• Vad vill uppnå med dina budskap? Börja med att tänka på ett övergripande budskap. Sedan kan du formulera budskap per målgrupp.
• Vad vill du förmedla? Budskapet behöver anpassas efter varje målgrupp, så att den som nås av budskapet förstår innebörden.
• Hur ska du nå ut med budskapet? Finns det någon som kan fungera som en ambassadör och hjälpa till?
• Kan Viable Cities och kommunikationsnätverket hjälpa till?

Vem är budskapets avsändare? Det kan tyckas som en onödig fråga, men kan ändå behöva adresseras. Ett projekt kan ha en ”hemvist”, men flera parter och finansiärer. Vilka ska vara med i det här sammanhanget? Dessutom kan det vara bra att fundera kring vilka som ska uttala sig som företrädare för projektet eller för just den här kommunikationsaktiviteten.

• Finns det personer/organisationer som är särskilt viktiga för projektet och för att resultaten ska spridas? Behövsen eller flera talespersoner som kan hjälpa till att sprida kännedom och resultat? Vilken person eller aktör är bäst lämpad att nå fram till olika målgrupper?
• Förbered talespersonerna genom att förse dem med relevant information.
• Använd när det är relevant vår logotyp och de finansierande myndigheternas logotyper. Se hur det kan se ut här.

Var finns de målgrupper du vill kommunicera med? Välj kanal utifrån vad du vill uppnå med kommunikationen.

• Finns det befintliga kanaler som kan användas, till exempel inom organisationer/personer knutna till projektet?
• Kom ihåg att pinga Viable Cities och/eller använda relevant hashtag (#viablecities2030)

Innan du påbörjar projektet så bör du ta fram en plan över hur budget och resurser ska fördelas.

När kommunikationsplanen är klar görs en aktivitetsplan i form av en enklare tabell. Aktivitetsplanen uppdateras löpande under projektets gång. Planen ger en överblick av vad som ska göras i olika skeden av projektet, vilka målgrupper som berörs, vem som ansvarar och vilken status varje aktivitet har – planerad, pågående eller genomförd.

Exempeltabellen finns bland resterande kommunikationsmaterial. Den kan naturligtvis tabellen anpassas med färre eller fler kolumner (till exempel budskap och kommentarsfält).

Hur kan kommunikationsplanen utvärderas och hur kan effekten av aktiviteterna mätas? För att kunna göra det behöver man fundera över hur det kan gå till i ett tidigt skede i planen: Vad vill vi veta? Hur kan vi komma åt den informationen?

• Hur kan vi ta reda på om det hänt något hos målgrupperna, om deras kunskapsnivå, attityd eller beteende förändrats?
• Har vi följt kommunikationsplanen? Har vi genomfört aktiviteterna och nått målgrupperna?
• Vad kan vi göra bättre nästa gång?

I all kommunikation är det viktigt att definiera sina målgrupper, vilka vill vi nå med vår kommunikation. Att fundera på vad projektet kan leda till i ett större perspektiv ska visa vägen till de viktigaste målgrupperna.

Att rikta sig till alla är inte någon särskilt god idé, man behöver avgränsa sig. Olika gruppen behöver olika insatser, och alla målgrupper är inte lika viktiga. Dessutom ska man mäkta med aktiviteterna.

För att underlätta prioriteringen kan man först lista alla man vill kommunicera med och sedan dela in dem i primära och sekundära målgrupper.

• De primära målgrupperna är de viktigaste som ni aktivt vill nå med just det här budskapet, det är dem ni fokuserar på i kommunikationsplanen och det är dem ni ska nå via era aktiviteter.
• De sekundära målgrupperna är det bra att nå men det är inget ni fokuserar på eller riktar aktiviteter till.

Man kan naturligtvis fördjupa sig ytterligare i detta utifrån vad man vill uppnå.

• Vad har målgrupperna för behov och attityd i den aktuella frågan? Vilken situation befinner de sig i? Hur ser kommunikationen till dem ut idag? Vad kan de, vad kan de inte?
• Vad är det som ska hända hos målgruppen när ni kommunicerar med dem? Ska de kunna, tycka eller göra något?

För att formulera budskapet så kan vi fundera kring varför målgrupperna ska bry sig om projektet eller aktiviteten. Först när vi fångat målgruppens intresse kan vi berätta mer om projektet och fördjupa oss.

Budskapet ska alltså få målgruppen att vilja veta mer, så det ska vara kortfattat. Fundera på vad din målgrupp vet idag så att ditt budskap och din kommunikation är på rätt nivå.

Beskriv vad det är för budskap ni vill ge till respektive målgrupp – samma budskap passar ibland inte för alla målgrupper. Behöver vissa målgrupper mer information än andra?